Dal 7 giugno 2026 il D.Lgs. 96/2026, che recepisce la Direttiva europea 2023/970 sulla trasparenza retributiva, è in vigore. Nuovi obblighi per le aziende nella fase di selezione e nella gestione dei rapporti di lavoro, fino alla rendicontazione del gender pay gap. Ma il cambiamento più rilevante riguarda la capacità delle organizzazioni di documentare le proprie politiche retributive e di dimostrare che le differenze salariali sono fondate su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.
La trasparenza salariale è entrata a pieno titolo nell’agenda delle imprese italiane. Dal 7 giugno 2026 è in vigore il Decreto Legislativo 7 maggio 2026, n. 96, che recepisce la Direttiva UE 2023/970 sulla parità retributiva tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore.
Il provvedimento introduce nuovi obblighi destinati a incidere sia sulle modalità di selezione e assunzione, sia sulla gestione dei rapporti di lavoro esistenti. L’obiettivo è rafforzare il principio della parità retributiva attraverso una maggiore trasparenza dei criteri con cui vengono determinate le retribuzioni e attraverso strumenti che consentano ai lavoratori di verificare la coerenza delle politiche salariali adottate dall’organizzazione.
Per le imprese, tuttavia, il tema non si esaurisce nell’adempimento degli obblighi informativi. La vera sfida è disporre di un sistema in grado di ricostruire e documentare nel tempo le ragioni alla base delle decisioni retributive.
Nuove regole già operative per selezione e rapporti di lavoro
Uno degli ambiti interessati dalla nuova disciplina è quello del recruiting. Le aziende sono chiamate a fornire ai candidati informazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia retributiva prevista per la posizione, sulla base di criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.
Parallelamente, non è più possibile chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite nell’attuale o nei precedenti rapporti di lavoro. La finalità è evitare che il trattamento economico precedente diventi il parametro automatico per determinare la retribuzione nel nuovo rapporto.
La retribuzione dovrebbe quindi essere determinata in funzione del valore della posizione, delle competenze richieste, delle responsabilità e degli altri elementi oggettivi associati al ruolo, e non sulla base della storia salariale individuale del candidato.
La trasparenza non riguarda però soltanto la fase di ingresso in azienda. La normativa riconosce infatti ai lavoratori il diritto di richiedere informazioni sui livelli retributivi medi, distinti per genere, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Il datore di lavoro è tenuto a fornire tali informazioni entro due mesi dalla richiesta.
Il principio non consiste nella pubblicazione degli stipendi individuali, ma nella possibilità di accedere a informazioni aggregate che consentano di verificare l’esistenza di eventuali differenze retributive e di comprenderne le motivazioni.
Il tema centrale è la capacità di spiegare le differenze retributive
La nuova disciplina non stabilisce che tutti i lavoratori che svolgono attività comparabili debbano necessariamente percepire la stessa retribuzione. Le differenze possono essere legittime quando sono determinate da fattori oggettivi.
Anzianità, esperienza, competenze, responsabilità organizzative, percorsi formativi, risultati conseguiti e progressioni di carriera possono determinare livelli retributivi differenti, purché tali differenze siano riconducibili a criteri verificabili e non siano influenzate da discriminazioni legate al genere.
È proprio su questo punto che si concentra una delle principali criticità per le organizzazioni.
Non si tratta soltanto di sapere quanto viene pagata una persona, ma di essere in grado di spiegare perché viene pagata quella cifra.
Una politica retributiva può essere corretta anche quando presenta differenze significative tra lavoratori. Il problema emerge quando l’azienda non dispone degli elementi necessari per ricostruire le ragioni di quelle differenze.
Se una persona ha ottenuto una crescita retributiva perché ha assunto nuove responsabilità, sviluppato determinate competenze o raggiunto specifici obiettivi, questi elementi devono poter essere identificati e documentati. In assenza di una struttura di questo tipo, anche una decisione assunta correttamente può diventare difficile da dimostrare.
È quindi necessario superare una concezione della gestione retributiva basata esclusivamente sul dato presente nel cedolino o nel sistema payroll. La retribuzione deve essere collegata alla storia professionale della persona e alla posizione che ricopre all’interno dell’organizzazione.
Il gender pay gap deve essere misurato e interpretato
Un ulteriore elemento di rilievo riguarda il gender pay gap.
Per le aziende soggette agli obblighi di rendicontazione, la normativa prevede la raccolta e la comunicazione di indicatori relativi alle differenze retributive tra uomini e donne, tra cui il divario retributivo medio e mediano, la distribuzione dei lavoratori nei diversi quartili retributivi e le differenze relative alle componenti variabili della retribuzione.
Il calendario degli obblighi è graduato in funzione della dimensione aziendale. Le imprese con almeno 250 dipendenti dovranno effettuare la prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e successivamente con cadenza annuale. Per le aziende tra 150 e 249 dipendenti la prima scadenza è la stessa, mentre la comunicazione successiva avrà cadenza triennale. Le imprese tra 100 e 149 dipendenti saranno coinvolte a partire dal 7 giugno 2031.
Il dato sul divario retributivo non rappresenta di per sé una prova di discriminazione. Un differenziale può derivare dalla composizione della popolazione aziendale, dalla distribuzione dei ruoli, dall’anzianità o dai diversi livelli di responsabilità.
La questione centrale diventa quindi la capacità di analizzare il dato e individuare le cause che lo determinano.
La soglia del 5% e la responsabilità aziendale
Particolare attenzione deve essere dedicata alla soglia del 5%.
Nel caso in cui venga rilevata una differenza del livello retributivo medio tra lavoratrici e lavoratori pari almeno al 5% all’interno di una determinata categoria e tale differenza non possa essere giustificata sulla base di criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere, la normativa prevede specifici meccanismi di approfondimento e valutazione congiunta con i rappresentanti dei lavoratori.
Il 5% non deve quindi essere interpretato come un margine di tolleranza entro il quale un divario retributivo sarebbe automaticamente legittimo. Rappresenta piuttosto una soglia che rende ancora più rilevante la necessità di analizzare le ragioni delle differenze e intervenire qualora non risultino adeguatamente giustificate.
La disponibilità di dati affidabili e storicizzati diventa così una componente della capacità dell’impresa di dimostrare la correttezza delle proprie decisioni.
Dalla compliance alla costruzione di una politica retributiva documentata
Il recepimento della Direttiva europea porta le aziende a confrontarsi con una questione più ampia rispetto alla semplice compliance.
Per rispettare la nuova disciplina è necessario conoscere la propria struttura retributiva, ma anche sapere come questa struttura si è formata. Questo significa poter associare ogni dipendente alla posizione ricoperta, conoscere il livello di responsabilità, le competenze, i percorsi formativi, le valutazioni delle performance e le progressioni di carriera. Significa inoltre poter ricostruire nel tempo le variazioni della retribuzione e le motivazioni che le hanno determinate.
La disponibilità di questi dati consente di costruire una politica retributiva più coerente e verificabile. Per raggiungere questo obiettivo, le organizzazioni possono dotarsi di sistemi dedicati alla gestione e all’organizzazione delle informazioni HR. Tra questi rientra VISTA, la piattaforma sviluppata da Peoplelink, che consente di strutturare i dati relativi alle posizioni e alle retribuzioni e di collegarli alle informazioni sul percorso professionale delle persone, dalle competenze alla formazione, fino alle responsabilità e alle performance. Strumenti di questo tipo possono contribuire a costruire una base informativa organica, utile non solo a leggere la struttura retributiva dell’organizzazione, ma anche a ricostruire nel tempo le motivazioni alla base delle diverse scelte salariali. Il valore, in questo senso, non è soltanto disporre del dato sulla retribuzione, ma poterlo interpretare all’interno del percorso professionale che lo ha determinato.
Una politica retributiva strutturata permette inoltre di individuare eventuali anomalie prima che diventino un problema: differenze difficili da spiegare all’interno della stessa categoria professionale, progressioni retributive non omogenee o squilibri che interessano sistematicamente determinati gruppi di lavoratori.
La trasparenza diventa così anche uno strumento di prevenzione.
La documentazione delle decisioni diventa strategica
Uno degli aspetti più rilevanti del nuovo quadro normativo riguarda la capacità dell’impresa di sostenere le proprie decisioni in caso di contestazione.
In presenza di una controversia relativa a una possibile discriminazione retributiva, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che le eventuali differenze sono riconducibili a criteri oggettivi e verificabili.
Una decisione retributiva non dovrebbe quindi essere considerata un evento isolato, ma il risultato di un percorso documentato. L’aumento di una RAL, l’assegnazione a una nuova posizione, l’incremento delle responsabilità o il riconoscimento di un determinato livello professionale dovrebbero poter essere collegati a elementi concreti e ricostruibili nel tempo.
È proprio questa continuità nella raccolta delle informazioni a fare la differenza. La capacità di ricostruire la storia professionale delle persone consente all’azienda di passare dalla semplice rilevazione di un dato alla sua interpretazione e, soprattutto, alla capacità di spiegarlo.
La nuova disciplina rende evidente un principio destinato a diventare centrale nella gestione delle risorse umane: la qualità delle politiche retributive dipende dalla qualità dei dati che le supportano.
Presenze, payroll e dati contrattuali rappresentano soltanto una parte delle informazioni necessarie. Per comprendere e documentare le differenze salariali occorre collegare la retribuzione alla posizione, alle competenze, alle responsabilità, alla performance e alla progressione professionale.
È questa la direzione verso cui dovranno muoversi le organizzazioni che intendono affrontare la trasparenza retributiva non come un adempimento da gestire quando arriva una richiesta, ma come una componente strutturale della propria governance.
Dal 7 giugno 2026 il tema non è più soltanto quello di garantire la parità retributiva. È quello di costruire le condizioni per poterla verificare e dimostrare.
Per le aziende italiane, la vera sfida della trasparenza salariale sarà trasformare le decisioni retributive in processi fondati su criteri, dati e documentazione. Perché una politica retributiva è realmente trasparente quando non solo è equa, ma quando l’organizzazione è in grado di spiegare, con elementi oggettivi, perché lo è.
di Tiziano Bertolotti, CEO Peoplelink
