L’approccio al Multitasking e alla Pianificazione

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L’uso pervasivo della tecnologia, nella nostra vita lavorativa, sta sviluppando pratiche di gestione delle attivita’ sempre piu’ multitasking, grazie alla disponibilità dei nuovi strumenti digitali che abilitano comportamenti multitasking.

La nostra dipendenza dalla tecnologia e dal multitasking però ci rendono meno efficienti e con un QI più basso di 10 punti come recenti studi del neuro scienziato Daniel J Levitin) affermano.

Studi che acclarano che quando si lavora in multitasking, in realtà si sta solo passando da un compito ad un altro molto rapidamente, pagando un costo in termini cognitivi».

La pianificazione diversammente è un termine usato per prevedere in linea di massima quando compiere un’attività e/o una serie di attività.

Pianificare le attività può sembrare un dettaglio poco importante ma si rivela fondamentale e critico per il successo dell’organizzazione perché traduce la teoria in “mondo reale“.

Pianificare significa concentrarsi sulle attività in ottica di qualità, gestendo i tempi e le esigenze del cliente finale.

Figura 2 – L’approccio alla Pianificazione

Figura 3 – Il Ciclo di Pianificazione in qualità

La pianificazione e’ la chiave  di qualunque successo!!!! E’ importante prima di porre in atto delle attività o ancora di più un progetto pianificarne gli obiettivi e le modalità operative di realizzarli, secondo un metodo ben definito.

Il primo a introdurre e proporre un metodo di analisi per la pianificazione è stato il filosofo e scienziato Cartesio con il suo celeberrimo discorso sul metodo:

Discorso sul metodo che pone i seguenti principi basilari per porre in atto la pianificazione delle attività e obiettivi da realizzare e raggiungere:

  • L’evidenza: «Il primo era di non prendere mai niente per vero, se non ciò che io avessi chiaramente riconosciuto come tale; ovvero, evitare accuratamente la fretta e il pregiudizio, e di non comprendere nel mio giudizio niente di più di quello che fosse presentato alla mia mente così chiaramente e distintamente da escludere ogni possibilità di dubbio».
  • L’analisi: «Il secondo, di dividere ognuna delle difficoltà sotto esame nel maggior numero di parti possibile, e per quanto fosse necessario per un’adeguata soluzione» .
  • La sintesi: «Il terzo, di condurre i miei pensieri in un ordine tale che, cominciando con oggetti semplici e facili da conoscere, potessi salire poco alla volta, e come per gradini, alla conoscenza di oggetti più complessi; assegnando nel pensiero un certo ordine anche a quegli oggetti che nella loro natura non stanno in una relazione di antecedenza e conseguenza.
  • L’enumerazione (controllo dell’analisi) e la revisione (controllo della sintesi): «E per ultimo, di fare in ogni caso delle enumerazioni così complete, e delle sintesi così generali, da poter essere sicuro di non aver tralasciato nulla.»

Un esempio pratico per la pianificazione può essere quello proposto qui di seguito delle attività commerciali.

Stabilite voi stessi un obiettivo SMART ovvero: specific/measurable/achievable/realistic/timed e cercate di raggiungerlo ponendo in atto i seguenti principi:

  1. Cercate di capire le esigenze dei clienti
  2. Individuate e date la giusta priorità ai vostri punti trattabili
  3. Stabilite le alternative “Migliori” e “Peggiori”
  4. Chiedetevi “Cosa farò se ………?”
  5. Stabilite la vostra soglia di trattativa.

Un altro esempio che proponiamo di pianificazione delle attività è quello della gestione del progetto dell’evento matrimonio.

Prendete dunque in considerazione il caso del progetto matrimonio e pianificate la sua realizzazione utilizzando la metodologia che qui di seguito proponiamo.

Rappresentate le varie fasi che portano dalla decisione di organizzare l’evento alla cerimonia vera e propria ovvero scelta della data, scelta del luogo, abiti, invitati, ristorante ecc..

Strutturate le attività per fasi, individuate la data di inizio e fine delle attività, i responsabili delle attività, i KPI delle attività (indicatori qualità) ed i relativi deliverable (oggetto definito dalle attività e delle fasi).

Il progetto di gestione dell’evento matrimonio deve prevedere le seguenti fasi progettuali:

  1.  Pianificazione dell’evento matrimonio
  2.  Progettazione dell’evento matrimonio
  3.  Esecuzione delle attività per l’evento matrimonio
  4.  Gestione dell’evento matrimonio
  5. Chiusura del progetto

 

Riportiamo qui di seguito un esempio di un possibile modello e strumento di pianificazione delle attività da utilizzare anche per il nostro progetto evento di matrimonio.

Proponiamo qui di seguito un altro modello e strumento questa volta per la gestione del tempo e delle priorita’ ovvero la matrice Eisenhower.

Le attività lavorative (e non) andrebbero così classificate e gestite utilizzando proprio il modello di cui sopra:

  • urgenti, attività critiche che mirano ai propri obiettivi, sulle quali è necessario lavorare subito e sulle quali bisogna essere proattivi e risolutivi;
  • urgenti ma non importanti, attività spesso generate da altri e non direttamente legate ai propri obiettivi personali primari. Si può delegare ad un assistente competente, presidiando e controllandone lo svolgimento;
  • importanti e non urgenti, sono le attività da completare prima che diventino urgenti. Assicurarsi di allocare tempo sufficiente nel prossimo futuro per il loro svolgimento;
  • non importanti e non urgenti, attività non urgenti e non direttamente collegate ai propri obiettivi primari. Si può delegare e verificarne l’andamento con una priorità medio-bassa.

Figura 8 – Matrice Eisenhower

 

Proponiamo qui di seguito un altro modello e strumento questa volta per la gestione del tempo e delle priorita’ ovvero la matrice eisenhower.

Le attività lavorative (e non) andrebbero così classificate e gestite utilizzando proprio il modello di cui sopra:

  • urgenti, attività critiche che mirano ai propri obiettivi, sulle quali è necessario lavorare subito e sulle quali bisogna essere proattivi e risolutivi;
  • urgenti ma non importanti, attività spesso generate da altri e non direttamente legate ai propri obiettivi personali primari. Si può delegare ad un assistente competente, presidiando e controllandone lo svolgimento;
  • importanti e non urgenti, sono le attività da completare prima che diventino urgenti. Assicurarsi di allocare tempo sufficiente nel prossimo futuro per il loro svolgimento;
  • non importanti e non urgenti, attività non urgenti e non direttamente collegate ai propri obiettivi primari. Si può delegare e verificarne l’andamento con una priorità medio-bassa.

Ma occhio alla gestione del rischio nella realizzazione delle attività e dei progetti, fattore sempre presenti che può essere minimizzato ma mai eliminato.

Ma dopo aver pianificato……mettiamo in atto però il piano in azione….e assumiano il rischio residuo che come detto non è eliminabile!!!! Tutte le attività e i progetti hanno una componenti di rischio.

Evitiamo dunque la paralisi analysis by analysis, perché non tutto è pianificabile.

GUIDO MASSIMIANO

 

 

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